Merz Dental

Referenz Merz Dental

 

Gesellschafterwechsel als Chance genutzt

Als der Pharmakonzern Merz im Februar 2015 den Verkauf seiner Dentalsparte an den japanischen Konzern Shofu öffentlich machte, standen die rund 160 Mitarbeiter der Merz Dental GmbH in Lütjenburg vor mehr als nur einer Herausforderung. Denn neben allen Fragen, die ein Gesellschafterwechsel nun einmal aufwirft, musste Merz Dental plötzlich eine ganz neue IT-Infrastruktur aus dem Boden stampfen – Problem und Chance zugleich. Mit Vater fand das Unternehmen einen erfahrenen Partner, dem es gelang, das hochkomplexe Projekt in Rekordzeit zu realisieren.


Als Spezialist für zahntechnische und zahnärztliche Produkte wie Prothesen, Kunststoffzähne oder Lokalanästhetika gehört Merz Dental zu den führenden Anbietern der Branche und beliefert Kunden in mehr als 30 Ländern. Bis Anfang 2015 gehörte das mittelständische Unternehmen zur Merz Pharma GmbH & Co. KG mit Sitz in Frankfurt. Bis dahin wurden alle Prozesse und Daten zentral von Frankfurt aus gesteuert. Mit dem Verkauf an einen neuen Gesellschafter änderte sich das quasi über Nacht: Merz Dental brauchte dringend eine eigene IT. „Wir hatten plötzlich die große Freiheit, alles neu aufbauen zu können", sagt Sebastian Kohl, Leiter der Prozessoptimierung, Beschaffung und IT in Lütjenburg. Doch bevor das Unternehmen die Herausforderung auch als Chance begreifen konnte, mussten drei elementare Fragen geklärt werden. Was brauchen wir eigentlich? Bauen wir eine eigene IT-Abteilung auf? Falls nicht: Welcher Dienstleister passt zu uns?
Schnell stand fest, dass das Projekt intern zu viele Ressourcen binden würde und daher aus eigener Kraft kaum zu stemmen wäre. „Wir wollten und konnten keine eigene IT-Abteilung aufbauen", betont Matthias Gerth, kaufmännischer Leiter von Merz Dental. Zumal nach dem Gesellschafterwechsel am 1. April 2015 nur ein Jahr Zeit für den Übergang blieb. Ein Jahr, in dem die Frankfurter IT-Kollegen immerhin noch Support leisten würden. Danach – das war den Lütjenburgern schnell klar – waren sie auf sich allein gestellt. Die schnelle Suche nach einem geeigneten IT-Unternehmen wurde deshalb zur obersten Priorität erklärt. „Uns war wichtig, einen externen Partner aus der Region zu finden, der alles aus einer Hand liefern kann", sagt Kohl heute. Da war der Weg zur Vater Unternehmensgruppe mit seinem breiten Kompetenzspektrum nicht mehr weit. Ein großer Vorteil, wenn man irgendwie alles braucht und die Zeit läuft.

Eine ganzheitliche Lösung ist gefordert

„Das Projekt war eine große Herausforderung für uns", gibt Sebastian Kohl offen zu. „Erst haben wir den Fokus auf SAP gelegt, aber je intensiver wir die Umsetzung gesprochen haben, desto mehr Themen kamen dazu." Für das regulierte medizintechnische Unternehmen ist zum Beispiel die Dokumentation zur Validierung ein entscheidender Faktor. Netzwerk, Infrastruktur, Personalabrechnung, Lizenzen, Datenübertragung: Am Ende stand fest, dass der Zeitrahmen für ein derart „kleinteiliges und komplexes" Projekt mehr als eng war. „Insgesamt blieben uns sechs Monate Zeit – das war selbst für uns sportlich", sagt auch Frank Schröder, Geschäftsführer der Vater ERPteam GmbH. „Man muss in solchen Fällen ganz konkret die Prioritäten definieren." Nach Analyse der bestehenden Prozesse und der künftigen Anforderungen galt es, eine ganzheitliche Lösung zu finden und mehr Mitarbeiter-Know-how in das Unternehmen zu bringen. „Das war schon eine Herausforderung, aber wir haben für alle Themen Lösungen gefunden, auch wenn es zeitlich manchmal knapp war", bilanziert Schröder. Die Philosophie der Vater Gruppe, alles aus einer Hand liefern zu können, habe sich wieder einmal bewährt. „Es war klar, dass wir unterschiedliche Spezialisten brauchen." Beteiligt waren unter anderem Kollegen aus dem ERPteam, von der Vater NetCom, Vater SysCon und Vater Operations. Zudem entschied sich Merz Dental dafür, die Personalabrechnung künftig als Dienstleistung auszulagern.

Projektmanagement der Schlüssel zum Erfolg

„Bei einem anspruchsvollen und zeitlich eng getakteten Projekt kommt dem Projektmanagement eine entscheidende Rolle zu", resümiert Projektleiterin Thekla Triskatis. Eine terminorientierte Planung mit konsequenter Verfolgung und schneller Reaktion auf wechselnde Problemstellungen war auch bei Merz Dental der Schlüssel zum Erfolg. Durch das „tolle Projektmanagement" von Thekla Triskatis seien alle Projektschritte wie Datentransfer oder Carve Out zeitlich auf den Punkt genau erfolgt, lobt Sebastian Kohl. Die Umstellung wurde über die Weihnachtstage durchgeführt, damit die Mitarbeiter in Lütjenburg bei der Arbeit möglichst wenige Einschränkungen hinnehmen mussten. Der Systemstart wurde auf den 1. Januar vorgezogen. „Natürlich hatten wir eine Ausweichstrategie", sagt Frank Schröder. Doch Plan A ist immer besser als Plan B, deshalb waren alle Beteiligten froh, dass es auf Anhieb funktionierte. „Das war ein wichtiger Meilenstein", erinnert sich Kohl.
Genauso wie der Datentransfer in die Vater Business Cloud. „Am Anfang dachten wir noch, wir könnten System und Daten einfach eins zu eins aus Frankfurt übernehmen", sagt Matthias Gerth. Doch diese Annahme erwies sich als Trugschluss. Die Datenmenge war viel zu groß, um sie einfach von Rechner zu Rechner zu übertragen. Wie also sollten die benötigten Daten und Postfächer sicher von Frankfurt nach Lütjenburg gelangen? Das Vater Team löste diese Herausforderung, indem eine sichere temporäre Leitung aufgebaut wurde und für den Datenimport die Rechnerleistung kurzfristig verdoppelt wurde. „Das ist der Vorteil der Cloud: Man hat eine ungeheure Flexibilität", betont Frank Schröder. „Man kann die Importleistung anpassen und den Speicherplatz je nach Bedarf skalieren."

Neues SAP-System

Die Trennung von Merz Pharma und Merz Dental hatte zur Folge, dass das SAP System komplett neu aufgebaut und der Buchungskreis aus der bisherigen SAP Landschaft herausgelöst werden musste. „Wir haben alles getrennt und in ein neues System überführt", erklärt Frank Schröder. Carve Out heißt das Zauberwort, was so viel bedeutet wie „Herausschnitzen". Dadurch konnten auch Altdaten wie Lieferscheine und Rechnungen vollständig – und revisionssicher – archiviert werden. Für das neue Archiv wurde eine einmal beschreibbare Hardware (Fast Cube) neben der Cloud Infrastruktur eingerichtet. Mit der neuen, auf die Bedürfnisse des Unternehmens in Lütjenburg zugeschnittenen IT-Systemlandschaft kann Merz Dental künftig eigenständig agieren.


Lob gab es auch für die Unterstützung der IT-Spezialisten im früheren Mutterkonzern. „Das war alles sehr kollegial", betont Sebastian Kohl, der sich trotz der Komplexität auch über den „riesigen Wissensaufbau" im Unternehmen freut. Künftig sollen mehr Mitarbeiter geschult werden, außerdem wurde eine Stelle für den First Level Support geschaffen. Am Ende hat sich der enorme Aufwand, den die Umstellung auf eine eigene IT-Landschaft erforderte, mehr als gelohnt. Für die Zukunft ist Merz Dental bestens aufgestellt – mit Vater als richtigen Partner an seiner Seite.